Cos’è?

è un Sistema di Protocollo Informatico e di Gestione Documentale.

Questa soluzione è un efficace strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di una Pubblica Amministrazione sia centrale che locale.

Attraverso questo strumento è possibile gestire l’intero iter di un protocollo in ottemperanza a quanto definito dalla normativa vigente.

è Open Source: libera il Cliente dai vincoli di licenze e fornitori ed è più sicuro.

Cosa fa?

è uno strumento che ci permette di raggiungere in maniera efficace ed efficiente i seguenti obiettivi:

• passaggio da un sistema di archiviazione “cartacea” dei documenti ad un sistema elettronico, che consente l’univocità del documento e il puntuale reperimento;
• possibilità di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti con diverse chiavi di ricerca, parametrizzabili rispetto alle esigenze dei vari contesti di utente; 
• maggior sicurezza del servizio, nella conservazione e nella bassa circolazione degli originali, con l’effettiva certezza del reperimento di un documento e la possibile immediata verifica della relazione con altri documenti;
• adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo, introdotte dalle leggi e decreti più recenti;
• miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia rispetto alle attività degli utenti che accedono alla banca dati/informazioni dei documenti;
• possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di più utenti, superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto;
• recupero di spazio e costi richiesto dall’archiviazione cartacea.

Quali sono i vantaggi?

• Soluzione di protocollo informatico maggiormente diffusa: robustezza e personalizzazione
• Risparmio di tempo
• Economicità nell’accesso ad ogni singolo documento
• Maggiore trasparenza verso il cittadino e internamente all’Amministrazione
• Interoperabilità e disponibilità dei documenti per altri processi

Quali elementi lo caratterizzano?

• Registrazione dei documenti in ingresso, in uscita e interni;
• Classificazione secondo le voci di titolario; 
• Segnatura: identifica univocamente il protocollo; 
• Fascicolazione dei documenti e utilizzo di faldoni; 
• Registri: registro ufficiale, di emergenze e multiregistro; 
• Statistiche: registro giornaliero, report statistici sullo stato delle pratiche; 
• Organizzazione: organigramma, profili, ruoli, uffici, gestione dello scarto (deposito); 
• Anagrafica: anagrafe delle persone fisiche e giuridiche, liste di distribuzione; 
• Acquisizione da scanner, da email, PEC , verifica della firma digitale; 
• Workflow: assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, riassegnazione, rifiuto; 
• Ricerca in base a tutti i tipi di informazione registrati e full text all’interno del documento.

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